Где хранить персональные данные сотрудников и контрагентов

Самым надежным местом для любых сведений часто считают бухгалтерию.

Поэтому у главбуха под рукой много данных, в том числе персональных.

Теперь кабинет бухгалтерии нужно записать в перечне мест хранения, иначе компанию оштрафуют.

Хранить персональные данные надо так, чтобы у посторонних не было доступа к ним.

Требование касается не только данных сотрудников, а любых «физиков», сведения о которых используют в работе (п. 7 ст. 86 ТК, ч. 1 ст. 19 Закона № 152-ФЗ).

Поэтому главбуху важно выбрать правильное место, где хранить документы с любыми Ф. И. О., паспортными данными и пр.

Важные данные многие держат в сейфе. Здесь хранят флешки с паролями и набором данных, в том числе персональных. Трудовые книжки, личные карточки сотрудников тоже лежат в сейфе.

Если в компании формируют личные дела работников, в сейф они вряд ли поместятся. Их нужно хранить в шкафах под ключ.

Документы по воинскому учету с персональными данными помещают в железные шкафы в отдельной комнате (п. 21 Методических рекомендаций, утв. Генштабом Вооруженных сил 11.07.2017).

Документы с данными, которые используют для разных целей, и хранят отдельно.

Это условие, чтобы обеспечить их безопасность (п. 14 Положения, утв. постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687).

Другое требование — определить, кто вправе работать с документами и данными, которые не обезличенные (п. 13 Положения, утв. постановлением № 687).

Перечень сотрудников с правом доступа утверждают приказом руководителя.

В большинстве компаний уже прописали порядок, как работать с персональными данными.

Стоит проверить, утвердила ли компания перечень мест, где хранятся документы со сведениями о «физиках».

Многие документы с персональными данными компания хранит больше 10 лет (ст. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Копии хранят меньше, но, если в них есть персональные данные, их берегут так же, как подлинники.

Уничтожать сведения и сами носители нужно так, чтобы после никто не смог воспользоваться информацией (п. 10 Положения, утв. постановлением № 687).

Данные стирают с дисков, флеш-накопителей, а бумагу измельчают.